Политика за поверителност

Политика за поверителност при обработването на личните данни на кандидатите

Добре дошъл! Радваме се, че може би проявяваш интерес да разгледаш възможност за работа при нас. OTTO Holding BV и свързаните с него дружества (наричани общо „OTTO“) се ангажират да защитават поверителността и сигурността на личната ти информация.

1. Каква е целта на този документ?

Тази Политика за поверителност описва как OTTO събира и обработва личната ти информация, когато използваш някой от уебсайтовете на OTTO и други свързани с работа в OTTO уебсайтове, към които има връзки от тези сайтове (общо наричани „Уебсайт“), когато изпращаш автобиография, кандидатура или свързани материали до OTTO чрез други канали, като кариерни изложения или по имейл, както и когато по друг начин разглеждаш възможности за работа в OTTO или кандидатстваш за работа в OTTO, в съответствие с Общия регламент на ЕС относно защитата на данните („GDPR“), Общия закон за защита на личните данни („LGPD“) и всички други приложими местни закони за защита на данните (общо наричани „Закони за защита на данните“).

Важно е да прочетеш тази Политика за поверителност, за да знаеш как и защо OTTO използва личните ти данни и какви са правата ти съгласно законите за защита на данните. OTTO е администраторът на обработването на твоите лични данни във връзка с уебсайта и свързаните бази данни и системи в бекенда, които се използват за управление и поддържане на твоя кандидатски профил. Това означава, че OTTO носи отговорност за определянето на целите и средствата за обработване на личните ти данни в тези системи. Ако кандидатстваш за работа в друго дружество на OTTO или участваш в процес по подбор с него, твоите данни ще бъдат обработвани и от това друго дружество, което ще действа като съвместен администратор на личните ти данни, обработвани във връзка с управлението на кандидатурата ти и процеса по подбор. Моля, виж раздел 12 по-долу за повече информация относно администратора/администраторите на данни, дружествата, които оперират под марката OTTO и действат като съвместни администратори на данни, както и данните и контактите на длъжностното лице по защита на данните.

Уебсайтове на OTTO Work Force

• www.ottoworkforce.pl

• www.ottoworkforce.de

• www.ottoworkforce.ro

• www.ottoworkforce.bg

• www.ottoworkforce.nl

• www.ottoworkforce.cz

• www.ottoworkforce.sk

• www.ottoworkforce.hr

• www.ottoworkforce.eu

• www.ottoworkforce.md

• www.ottoworkforce.hu

• www.ottoworkforce.ua

2. Принципи за защита на данните.

OTTO ще спазва законите за защита на данните, което означава, че твоите данни ще бъдат:

• Използвани законосъобразно, справедливо и по прозрачен начин
• Събирани само за валидни цели, които OTTO ясно ти е обяснила, и няма да бъдат използвани по начин, който е несъвместим с тези цели
• Относими към целите, за които OTTO ти е информирала, и ограничени само до тях
• Точни и актуални
• Съхранявани само толкова дълго, колкото е необходимо за целите, за които OTTO ти е информирала
• Съхранявани сигурно.

3. Как се събира личната ти информация.

OTTO събира лична информация за кандидатите от следните източници:

• от теб, тоест от потребителя на уебсайта и/или кандидата, чрез уебсайта или други канали, през които подаваш материали за кандидатстване, като имейл или кариерни изложения;
• от трети страни, като например агенции за подбор на персонал и лица, които дават препоръки за теб;
• от публично достъпни източници, например професионални социални мрежи.

4. Какъв вид информация за теб съхранява OTTO.

Във връзка с кандидатурата ти OTTO ще събира, съхранява и използва следните категории лична информация („лични данни“):

• Информация, свързана с използването на уебсайта, като:
  • IP адресът ти
  • Данни за навигацията в уебсайта
  • Информация за браузъра и устройството ти
  • Информация, събрана чрез бисквитки, пикселни тагове и други технологии
  • Информация за местоположението, определена въз основа на IP адреса ти или други технологии за геолокация
  • Информация, която ни изпращаш чрез уебсайта
• Твоята автобиография, включително информация, която извличаме от нея
• Твоята кандидатура за работа в OTTO и друга информация, която ни предоставяш във връзка с кандидатурата си, както и информацията, която си предоставил/а на OTTO в кандидатурата, автобиографията и мотивационното си писмо, включително име, обръщение, адрес, телефонен номер, личен имейл адрес, дата на раждане, пол, трудов стаж, умения и квалификации
• Всяка информация, която предоставяш по време на етапите на кандидатстване, подбор, интервю или наемане, включително резултати от анкети или тестове
• Публично достъпна информация за теб в професионални социални мрежи като LinkedIn или Indeed

В зависимост от приложимото законодателство може да събираме определени специални категории лични данни за теб, като расов или етнически произход или статус на инвалидност, както е описано по-долу в раздела „Специални категории данни“.

5. Цели и правно основание за обработването.

Ще използваме личните данни, които събираме за потребителя, за следните цели:

• регистрация, създаване на потребителски акаунт и използване на функционалностите на платформата.
  Личните данни, предоставени от теб като част от потребителския ти акаунт в платформата, се обработват за следните цели:
  • за сключване и изпълнение на Договора за услуги, тоест за да ти позволим да създадеш акаунт и да използваш функционалностите на платформата, както и да упражниш правото си да прекратиш Договора за услуги – правното основание в този случай е необходимостта от изпълнение на Договора или предприемане на действия преди неговото сключване;
  • за комуникация, за изпращане на известия на твоя имейл адрес, свързани с твоята активност и статуса на процеса по подбор съгласно сключения договор;
  • с цел защита срещу евентуални правни претенции, свързани с предоставянето на електронни услуги, във връзка с легитимния интерес на OTTO;
  • за отправяне на предложение за работа – за да се свържем с теб чрез крайни устройства, с което се съгласяваш, когато създаваш акаунт, като приемаш съдържанието на Политиката за поверителност и Общите условия. Личните данни, получени за тази цел, се обработват въз основа на сключения договор за предоставяне на електронни услуги.
    Предоставянето на данни е необходимо за сключването и изпълнението на договор чрез платформата.
• Възползване от функционалностите, които Уебсайтът предлага.
  Ще ти предоставим функционалностите, които Уебсайтът предлага, включително възможността да разглеждаш и кандидатстваш за свободни позиции, да намираш и получаваш препоръки за позиции, които може да са подходящи за теб, да научиш повече за OTTO и да използваш и навигираш в Уебсайта. OTTO ще обработва твоите лични данни въз основа на своя легитимен интерес да поддържа и подобрява функционалностите на уебсайта, преживяването при взаимодействие на потребителите и ефективността на HR програмата на OTTO, като това ще бъде надлежно съобразено с твоите интереси
• при създаването на акаунт и кандидатстването за работа в OTTO.
  Ще оценим твоите умения, квалификация и пригодност за работата и ролята, за която кандидатстваш, чрез създаването на твоя акаунт и попълването на твоя кандидатски профил. Можем предварително да попълним части от профила ти като кандидат, като използваме данни, извлечени от автобиографията, която качваш. Ще обработваме личните ти данни, за да решим дали да се свържем с теб, да те поканим на интервю или да извършим други дейности по подбор и наемане. Ако решим да продължим с кандидатурата ти или да ти предложим позиция, може да ти изпратим последващи съобщения и да поискаме препоръки, преди да потвърдим назначаването ти. Без да се засягат каквито и да било законови задължения за горепосочените цели, OTTO ще обработва твоите лични данни въз основа на договор, сключен от теб при създаването на акаунта ти и/или при подаването на кандидатурата или автобиографията ти за дадена позиция (т.е. предприемане на необходимите по твое искане стъпки за оценка или сключване на потенциален трудов договор с теб). Ако не предоставиш Личните данни за тези цели, е възможно OTTO да не може да обработи кандидатурата ти или да ти отправи предложение за работа.
• Използване на функционалности, базирани на AI, за създаване на профил на кандидат и разглеждане на потенциално подходящи позиции чрез качване на автобиографията ти.
  Позволяваме ти да качиш своето CV, за да разгледаш наличните позиции, за които може да си подходящ/а. Когато качиш своето CV, ще ти създадем кандидатски профил, дори ако не си кандидатствал/а за позиция, за да можеш да разглеждаш роли, които може да са подходящи за теб, а ние да можем да оценим профила ти и да ти препоръчаме подходящи настоящи и бъдещи роли. Може да ти препоръчаме позиции, които според нас отговарят добре на уменията ти — тези позиции се определят въз основа на алгоритми с изкуствен интелект, включително компютърно определени връзки между елементи от кандидатурата ти и уменията, необходими за наличните позиции, компютърно определени връзки между елементи от кандидатурата ти и кандидатурите на други предишни кандидати, които са били счетени за подходящи за определени видове позиции, съпоставяне и анализ въз основа на ключови думи, публична информация за теб, достъпна в социалните мрежи (напр. LinkedIn), както и други свързани функции. Възможно е да се свързваме с теб за настоящи и бъдещи позиции, за които смятаме, че ти подхождат добре. Използването на тази функционалност няма да окаже съществено въздействие върху теб, като се има предвид, че тя е предоставена като удобство, за да улесни търсенето ти, и че също така имаш възможност да търсиш работни позиции в Уебсайта чрез избор на съответните филтри. OTTO ще обработва твоите лични данни за тази цел въз основа на сключен договор за услуги. Моля, виж раздел 11 по-долу за информация как да прекратиш договора. Ако не предоставиш Личните данни за тази цел, OTTO няма да може да ти осигури използването на тази функционалност.
• Идентифициране на най-подходящите кандидати и професионалисти за дадена позиция.
  Използваме автоматизирани системи или системи, базирани на изкуствен интелект, за да анализираме личните данни, с които разполагаме за кандидатите и другите професионалисти, и да вземаме решения въз основа на тези данни. Тази технология има за цел значително да намали времето, необходимо за определяне кога кандидатите са потенциално подходящи за предлаганите позиции. Извършваме тази автоматична обработка, за да помогнем на специалистите по подбор да съпоставят профилите на кандидатите и професионалистите с възможностите за работа, като предлагаме най-подходящите профили; в тази връзка решенията не се основават единствено на автоматична обработка. OTTO ще обработва личните ти данни въз основа на своя легитимен интерес, за да подобрява и прави своите HR процеси по-ефективни. Ако не предоставиш тези лични данни за тези цели, OTTO може да не успее да открие подходящи позиции за теб или да ти отправи предложение за работа.
• Поддържане на актуална информация за отворени позиции, които съответстват на твоя профил.
  Изпращаме съобщения по имейл, за да те информираме за работни позиции, които може да са интересни за теб въз основа на твоя кандидатски профил. OTTO ще обработва твоите лични данни за тази цел въз основа на сключения с теб договор за услуга, а ти можеш да прекратиш договора по всяко време. Ако не предоставиш личните си данни за тази цел, няма да получаваш съобщения от OTTO за нови предложения за работа.
• Други дейности, свързани с подбор, и, ако ти бъде предложена роля, с наемане
  Ще оценим твоите умения, квалификации и интереси спрямо текущите ни възможности; ще събираме публична информация за теб, налична в социалните мрежи, например в LinkedIn и други подобни сайтове; ще проверяваме предоставената от теб информация и ще извършваме проверки на препоръки или проверки на миналото ти, когато това е позволено, ако ти бъде предложена работа; ще ти съдействаме при поискване по въпроси, свързани с имиграция или разрешителни; и ще извършваме други дейности, свързани с процесите по подбор или, ако ти бъде предложена роля, по наемане. OTTO ще обработва личните ти данни въз основа на предприети по твое искане преддоговорни мерки (т.е. стъпки, предприети по твое искане, които са необходими за оценка или сключване на потенциален трудов договор), както и въз основа на нашия легитимен интерес да направим HR процесите си по-ефективни. Непредоставянето на личните данни за тази цел може да доведе до невъзможност за OTTO да обработи кандидатурата ти или да ти предложи работа.

OTTO може също да обработва Личните данни, ако смята това за необходимо: (1) ако установим нарушение на правила, за да упражним правата си или да наложим спазването на споразумения; (2) ако смятаме, че такава обработка е необходима, за да установим самоличност, да се свържем или да предприемем правни действия във връзка с правата и собствеността на OTTO или на свързаните с него дружества; (3) за да упражним правата си или да се защитим от неразрешен достъп до нашите системи или друго неправомерно използване на нашите услуги, продукти или други услуги; (4) за да спазим закони, разпоредби, съдебни разпореждания и призовки или подобни искания за информация от органи; (5) за да защитим твоята безопасност и безопасността на други лица; и (6) за да ни помогне в предотвратяването или разследването на измами, като всичко това се основава на неговия легитимен интерес от продължаването на търговската му дейност и защитата на неговите права.

6. Специални категории лични данни на потребителя.

В зависимост от твоята юрисдикция и когато това е позволено от закона, може също да събираме някои специални категории лични данни за теб (напр. информация, свързана с твоя расов или етнически произход, религиозни или философски убеждения, членство в синдикална организация, физическо или психическо здраве или състояние, сексуална ориентация, политически възгледи, увреждане и неработоспособност, бременност, принадлежност към защитени категории), когато ти си я предоставил/а, направил/а си я публично достъпна или тя може да бъде изведена от материалите по кандидатурата ти. Каним те да не предоставяш лични данни от посочените по-горе специални категории, освен ако това не е необходимо за постигането на конкретна цел (в тази връзка виж по-долу). В юрисдикции, в които събираме специални категории лични данни и в които се изисква правно основание за обработване, тези данни се обработват въз основа или на необходимостта от спазване на правно задължение, или на твоето изрично съгласие.
В тази връзка можем да обработваме специални категории лични данни, когато това е необходимо, за да гарантираме, че спазваме регулаторните си задължения във връзка с наемането на служители (например за да осигурим съответствие на OTTO със законовите разпоредби относно наемането на хора с увреждания и др.), за да осигурим ефективно наблюдение и отчитане на равните възможности, както и за да спазваме други приложими законови или регулаторни изисквания.
Освен това можем да обработваме специални категории лични данни, за да преценим дали е необходимо да предоставим подходящи улеснения по време на процеса на подбор, например дали трябва да бъдат направени корекции, за да могат кандидатите ни да кандидатстват за работа при нас, да участват в онлайн/телефонни оценки, да присъстват на интервюта/оценителни центрове и да се подготвят за започване на работа в OTTO (ако бъдат одобрени).
Доколкото е позволено съгласно приложимото законодателство, OTTO може да обработва специални категории лични данни в подкрепа на своите цели, свързани с многообразието и приобщаването. Това може да включва правене на изводи за пола, расовия или етническия произход на кандидат въз основа на материалите по кандидатурата.

7. Информация за съдебни присъди.

Ако искаме да ти предложим конкретна роля, може да обработваме информация за предишни твои присъди, ако законът изисква това от нас и/или доколкото това е позволено от приложимото законодателство.

8. Споделяне на данни.

OTTO никога няма да продава личните ти данни на трети страни. OTTO ще предоставя личните ти данни на трети страни само когато сме договорно или законово задължени да го направим, или когато това е необходимо, за да предоставяме услугите си или да ти обръщаме внимание на тях, например:

• за да те информираме за нашите услуги;
• за да можем да ти правим предложения;
• за да те представим на нашите клиенти.

Сключили сме писмени споразумения с тези организации, когато това е възможно и необходимо, относно обработването и защитата на личните данни, както и за това как използването на личните ти данни е ограничено само до целите, за които сме ги споделили.

Твоите лични данни могат да бъдат споделяни при необходимост със:

• други компании на OTTO
• клиенти на компаниите на OTTO (компании, които използват услугите на OTTO Work Force, например компанията/компаниите, в които ще работиш, ако ти бъде предложена работа)
• доставчици (например агенции за подбор на персонал, доставчици на ИТ услуги и други доставчици на услуги).
• Лица, които посочиш като препоръки, или лица, които са те препоръчали за дадена позиция.
• Други дружества във връзка със сливане, продажба, съвместно предприятие, възлагане, прехвърляне или друго разпореждане с цялата или с част от нашата дейност, активи или акции, включително във връзка с производство по несъстоятелност или подобни производства.
• Правоприлагащи органи или държавни институции, за да спазим законите, разпоредбите, съдебните разпореждания, призовките и подобни искания.

Всяко прехвърляне на личните ти данни извън твоята местна юрисдикция ще се извършва в съответствие с приложимите закони за защита на данните. По-специално при прехвърляне на лични данни извън Европейския съюз (както в рамките на OTTO, така и извън него), такива прехвърляния се извършват въз основа на следните подходящи гаранции в съответствие с GDPR:

• когато Европейската комисия е приела решение за адекватно ниво на защита; или
• когато са предоставени подходящи гаранции от или на дружеството на OTTO, което изнася личните ти данни, включително, но не само, стандартни клаузи за защита на данните. Без да се засяга горното, прехвърлянето въз основа на стандартни клаузи за защита на данните е придружено от допълнителни организационни и технически мерки, предназначени да гарантират адекватно ниво на защита на личните ти данни.

9. Сигурност на данните.

OTTO високо цени твоята поверителност. Поради тази причина предприемаме различни мерки, за да предотвратим загуба, кражба или друга неправомерна употреба на личните ти данни. Където е необходимо, използваме криптирана комуникация и сигурни връзки. Освен това предприемаме необходимите мерки по отношение на физическата и логическата сигурност на достъпа. Мерките, които OTTO е предприела, се оценяват непрекъснато и при необходимост ще бъдат променяни или допълвани, за да се запази достатъчно ниво на сигурност.

10. Съхранение на данни.

Не съхраняваме личните ти данни по-дълго, отколкото е необходимо за постигане на целите, посочени в това уведомление за поверителност, или когато сме длъжни да спазваме законовите срокове за съхранение. Доколкото се отнася до лични данни, които си предоставил/а в контекста на посредничество при намиране на работа, прилагаме следните срокове за съхранение.

• По време на срока на Договора за услуги. Договорът се сключва за срок от 24 месеца от момента на създаване на акаунта и се подновява автоматично при всяко влизане в Платформата за нов срок до 24 месеца от последното влизане. Регистрираш се в Платформата и приемаш разпоредбите на Общите условия и тази Политика, което означава сключване на Договор за услуги чрез тази платформа. Ти или OTTO можете да прекратите договора по всяко време.
• След изтичане на срока на Договора за услуги. След изтриването на твоя акаунт ще съхраняваме данните ти в продължение на 3 години с цел предявяване на искове и защита на нашата компания от такива искове.

11. Твоите права съгласно законите за защита на данните.

Доколкото това е предвидено от приложимите закони за защита на личните данни за твоето местоположение, може да имаш право:

• да бъдеш информиран/а за целите и начините на обработване на личните ти данни
• да поискаш достъп до личните си данни, познато и като „искане за достъп от субекта на данните“. Това ти дава възможност да получиш копие от личните данни, които OTTO съхранява за теб
• и да поискаш актуализиране или коригиране на личните си данни, ако са непълни или неточни. По всяко време потребителят на акаунта има възможност да актуализира информацията си, като промени настройките на акаунта.
• Да възразиш срещу обработването на личните ти данни по причини, свързани с конкретното ти положение, когато OTTO се позовава на легитимни интереси (или на тези на трета страна). В някои случаи можем да докажем, че имаме убедителни законни основания да обработваме информацията ти, които имат преимущество пред
• искането ти за ограничаване на обработването на личните ти данни. Това ти дава възможност да поискаш от OTTO да ограничи обработването на личните ти данни, когато е налице някое от основанията по чл. 17 от GDPR
• да получиш личните данни, които те засягат и които си предоставил/а, в структуриран, широко използван и машинночетим формат, както и да предадеш тези лични данни на друг администратор, в случаите и в рамките на ограниченията по чл. 20 от GDPR, когато е приложимо
• да поискаш изтриване на личните ти данни, когато е налице някое от основанията по чл. 17 от GDPR
• да оттеглиш по всяко време даденото съгласие за обработване на личните ти данни и/или специални категории лични данни, без това да засяга законосъобразността на обработването, основано на съгласието ти преди неговото оттегляне
• и да получиш информация за трети страни, с които данните ти са били споделени.

Където е приложимо, тези права (както и всяко друго право, предвидено от приложимите закони за защита на данните) могат да бъдат упражнени чрез изпращане на имейл на:

OTTO може да поиска от теб конкретна информация, за да потвърди самоличността ти и да гарантира правото ти на достъп до личните ти данни (или да упражниш някое от другите си права). Това е още една подходяща мярка за сигурност, която гарантира, че Личните данни не се разкриват на лице, което няма право да ги получи.
Без да се засягат каквито и да било административни или правни средства за защита, имаш и право да подадеш жалба до компетентния надзорен орган, ако смяташ, че обработването на твоите данни нарушава законите за защита на данните.

12. Данни и контакти на администратора на данни и длъжностното лице по защита на данните.

OTTO се състои от няколко дружества в различни държави в Европа. Организацията на OTTO е ориентирана към услугите и е организирана по държави. За да предоставят услуги на клиентите в Нидерландия, дружествата в Нидерландия (1.1) работят в тясно сътрудничество с дружествата, които извършват дейности по международен подбор в Централна и Източна Европа (1.2). Дружествата в Полша (1.3) се подпомагат от звена за подбор на персонал в Украйна и Молдова.

Групата от компании на OTTO се състои от следните дружества:

1.1 Нидерландия:

• OTTO Holding B.V.
• OTTO Nederland B.V.
• Labour Housing B.V.
• OTTO Health Care B.V.
• OTTO Facilitair B.V.
• OTTO Global Services B.V.
• OTTO Jobs.eu B.V.
• OTTO Vervoer B.V.
• OTTO Work Force B.V.
• OTTO Work Force I B.V.
• OTTO Work Force III B.V.
• OTTO Work Force IV B.V.
• Werkpool Flex B.V.
• Foreign Flex B.V.

1.2 Международен подбор

• OTTO Work Force Recruitment Sp. z o.o. (Полша)
• OTTO Work Force Czech s.r.o. (Чешка република)
• OTTO Work Force Slovakia s.r.o. (Словакия)
• OTTO Work Force Hungary kft. (Унгария)
• OTTO Work Force ROM s.r.l. (Румъния)
• OTTO Work Force UAB (Литва)
• OTTO Work Force Bulgaria ltd. (България)

1.3 Полша

• OTTO Work Force Central Europe Sp. z o.o.
• OTTO Work Force Solutions Sp. z o.o.
• OTTO Work Force Europe Sp. z o.o.
• OTTO Work Force International Sp. z o.o.
• OTTO Work Services Sp. z o.o.
• Paris Engineers sp. z o.o.
• OTTO Work Force s.r.l. (Украйна)
• OTTO Work Force S.R.L (Молдова)

Всички посочени по-горе дружества подпомагат предоставянето на услуги на клиентите на OTTO в Нидерландия и Полша. За тази цел OTTO разполага с дружества, които се фокусират върху:

• набиране на служители
• сключване на договори с клиенти
• сключване на договори със служители
• предоставяне на услуги, свързани с настаняване
• предоставяне на услуги, свързани с транспорт
• разработване на софтуер, използван от групата OTTO

Личните данни се споделят между дружествата, доколкото това е необходимо за предоставянето на услуги на кандидати, служители и клиенти. Когато данни се споделят, всички страни действат като съвместни администратори на данни.

Кой е основният администратор на данни зависи от това дали си подписал/а трудов договор или си бил/а кандидат:

• (Бивш) кандидат (до подписването на трудовия договор): дружеството по подбор на персонал в държавата, в която си кандидатствал/а за работа
• (Бивш) служител (след подписването на трудовия договор): договарящото дружество в държавата, в която си работил/а / ще работиш

Полските дружества са назначили длъжностно лице по защита на данните, с което можеш да се свържеш на:
E-Mail: mojedane@ottoworkforce.pl

Нидерландските дружества са назначили служител по поверителността. С него можеш да се свържеш:
Имейл: mydataNL@ottoworkforce.eu

13. Изменения и актуализации

Редовно преглеждаме това известие за поверителност. Възможно е да актуализираме това Известие за поверителност, за да отразим промените в нашите практики за поверителност. Насърчаваме те периодично да преглеждаш нашето Уведомление за поверителност, за да си информиран/а за най-актуалната информация относно нашите практики за поверителност.