Klokkenluidersregeling:
Inleiding
De klokkenluidersregeling biedt medewerkers de mogelijkheid op een vertrouwelijke manier misstanden binnen OTTO te melden bij de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon besluit op basis van de gemelde feiten of er een onderzoek wordt ingesteld. Daarbij is de rechtspositie van de medewerker die te goeder trouw een misstand meldt, gewaarborgd. Dit laat uiteraard onverlet dat deze medewerker verantwoordelijk blijft voor zijn eigen daden. Het doel van deze regeling is de integriteit van OTTO te waarborgen en erop toe te zien dat de belangen van de klanten, medewerkers en andere optimaal worden gediend.
Artikel 1. Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- De medewerker: De medewerker (medewerker, stafmedewerker en ander personeel), die ( een vermoeden van) een misstand conform deze regeling meldt bij de Vertrouwenspersoon.
- De Vertrouwenspersoon: De Vertrouwenspersoon die de melding van misstanden behandelt en die in overleg met de ondernemingsraad door OTTO is aangesteld.
- Misstand: een op redelijke grond gebaseerd vermoeden of wetenschap van een (voornemen tot een ) doen of nalaten binnen OTTO dat:
a. een strafbaar feit oplevert,
b. een schending inhoudt van interne of externe regelgeving of beleidsregels,
c. Autoriteiten of personen die belast zijn met de uitvoering van of het toezicht op de naleving van wettelijke regelingen, of wettelijke opsporingsambtenaren beoogt te misleiden,
d. beoogt dat informatie over de hiervoor genoemde feiten wordt achtergehouden,
e. dat niet het belang van de klant dient of,
f. Op enigerlei wijze direct of indirect de goede naam van OTTO kan schaden.
Artikel 2. Melding van de Vertrouwenspersoon
- Uitgangspunt is dat de medewerker die een misstand wenst te melden, dit in eerste instantie meldt bij het verantwoordelijk management van zijn afdeling dan wel bij de directie van OTTO.
- De medewerker die een misstand wenst te melden en vreest dat een melding bij het verantwoordelijk management nadelige gevolgen kan hebben voor een positie, verricht deze melding schriftelijk, elektronisch of mondeling bij de Vertrouwenspersoon.
- De medewerker vermeldt bij de melding aan de Vertrouwenspersoon:
· de wijze waarop de Vertrouwenspersoon contact met hem kan opnemen.
· alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en eventueel een onderzoek naar de gemelde misstand te laten verrichten. - De medewerker die deze informatie heeft verstrekt aan de Vertrouwenspersoon, ontvangt desgevraagd van de Vertrouwenspersoon binnen twee dagen een schriftelijke ontvangstbevestiging van de melding. De ontvangstvestiging bevat: de naam van de medewerker, een korte omschrijving van de gemelde misstand en de datum waarop de melding is ontvangen door de Vertrouwenspersoon.
Artikel 3. Onderzoek
- De Vertrouwenspersoon besluit of er een onderzoek zal worden ingesteld en besluit om, indien naar zijn oordeel de resultaten van het onderzoek daartoe aanleiding geven, advies te verstrekken over de te nemen actie(s).
- De Vertrouwenspersoon kan besluiten om van een onderzoek af te zien indien vast staat:
· dat de melding geen betrekking heef op een misstand,
· dat de gemelde misstand onvoldoende ernstig is om een onderzoek in te stellen, of
· dat bij of na de melding door de medewerker onvoldoende informatie is verstrekt om zich over de melding een oordeel te kunnen vormen. - De Vertrouwenspersoon zal van dit besluit en de gronden waarop dit besluit is gebaseerd, onverwijld mededeling doen aan de medewerker. Desgevraagd zal hij deze mededeling schriftelijk bevestigen aan de medewerker.
- De Vertrouwenspersoon laat geen onderzoek instellen alvorens de medewerker diens naam en functie aan hem bekend heeft gemaakt.
- Indien de Vertrouwenspersoon besluit om een onderzoek in te laten stellen naar de gemelde misstand zal de Vertrouwenspersoon ervoor zorg dragen dat onverwijld een onderzoek wordt verricht. De Vertrouwenspersoon zal in dat geval onverwijld de medewerker schriftelijk van zijn besluit in kennis stellen. Het onderzoek zal – zo mogelijk- binnen zes weken worden afgerond en de resultaten van dit onderzoek zullen onverwijld schriftelijk worden verstrekt aan de Vertrouwenspersoon.
- De Vertrouwenspersoon besluit binnen een periode van twee weken na de datum waarop hem de resultaten van het onderzoek zijn medegedeeld, op basis van de resultaten van het onderzoek of verdere actie dient te worden ondernomen. De Vertrouwenspersoon stelt de medewerker onmiddellijk schriftelijk in kennis van zijn besluit van de Vertrouwenspersoon en de gronden waarop dit besluit is gebaseerd.
- Indien de Vertrouwenspersoon besluit dat verdere actie gewenst is, geeft zij een daartoe strekkend advies aan de directie. Dit advies kan onder meer bestaan uit overplaatsing, schorsing of andere disciplinaire of arbeidsrechtelijke maatregelen, ontslag op staande voet daarvan niet uitgezonderd.
- De directie neemt op basis van het advies van de Vertrouwenspersoon een besluit. Het besluit wordt onverwijld schriftelijk aan de medeweker kenbaar gemaakt door de Vertrouwenspersoon.
- De Vertrouwenspersoon ziet er op toe dat het besluit van de directie onmiddellijk wordt uitgevoerd. De persoon waarop het besluit betrekking heeft, dient aan de Vertrouwenspersoon desgevraagd alle informatie te verstrekken die deze nodig heeft om vast te kunnen stellen of en op welke wijze het besluit is opgevolgd. Indien het besluit niet of onvoldoende wordt opgevolgd zal de Vertrouwenspersoon daarvan schriftelijk melding te maken aan de directie.
Artikel 4. Geheimhouding
Een ieder die uit hoofde van deze regeling informatie verkrijgt over (de melding van) een misstand, zal daarover geheimhouding betrachten jegens derden, tenzij hij op basis van deze regeling of bij of krachtens de wet bevoegd is of verplicht is om die informatie aan een derde te verschaffen.
Artikel 5. Rechtsbescherming
De werkgever draagt er zorg voor dat de medewerker als gevolg van de melding van een misstand op geen enkele wijze in zijn positie bij de werkgever zal worden benadeeld, voor zover hij te goeder trouw handelt.
